Como crear Campos Calculados en consultas de Access

CAMPOS CALCULADOS EN ACCESS

¿Que son los Campos Calculados en Access? Llamaremos campo calculado cuyos valores se obtengan a través de un cálculo.  Pueden resultar de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas, que contengan funciones. Microsoft Access permite crear campos calculados para obtener datos basados en cálculos realizados sobre datos existentes. Por ejemplo podemos utilizarlos para calcular sueldos, totales de ventas y todo aquello que requiera un cálculo.

“LOS CAMPOS CALCULADOS SE PUEDEN APLICAR SOBRE DATOS EXISTENTES”

Para crearlos, debemos de partir de una consulta de selección donde figuren los campos que deseamos mostrar. Luego, tenemos que incluir, en el diseño de la consulta, la cantidad de campos y las tablas deseadas. En nuestro ejemplo, trabajaremos con la tabla VENTAS, con el propósito de calcular el total de las ventas, que será el campo calculado que crearemos. Para llevar a cabo un campo calculado, debemos situarnos en una celda vacía del diseño de la consulta y escribir la sintaxis correspondiente, que se compone de:

• Nombre del campo: cadena de caracteres que se corresponde con el nombre que tendrá el campo que se calculará.

• Dos puntos: luego de escribir el nombre del campo, tenemos que agregar dos puntos (:) para separarlo del cálculo que se va a realizar.

• Fórmula: sintaxis que determina los cálculos que se deben hacer para obtener los valores del nuevo campo. En nuestro caso, la sintaxis es:

Total:[Precio]*[Cantidad]

EL CAMPO CALCULADO EN LA CONSULTA

No tenemos que olvidar que, para mostrar un campo en el resultado de una consulta, debemos activar la casilla Mostrar (ubicada en la grilla de la consulta) correspondiente a dicho campo. De lo contrario, los valores resultantes no se presentarán en la Vista Hoja de datos de la consulta.

Los nombres de los campos deben escribirse dentro de corchetes.

LAS OPERACIONES SOLO PUEDEN REALIZARSE EN CAMPOS CON DATOS NUMÉRICOS

Los dos puntos que se colocan después del nombre del nuevo campo le indican a Access que el campo será calculado, es decir que sus valores dependerán de la fórmula colocada a continuación (esta puede incluir las operaciones necesarias para el valor que deseamos obtener). Debido a que los operadores aritméticos correspondientes a la suma, resta, multiplicación y división permiten realizar operaciones entre valores numéricos, no podremos utilizar este tipo de operaciones en campos que no sean de tipo Número, o compatibles, tales como Moneda y Auto-numeración.

Por ejemplo, multiplicaremos los precios, que son de tipo Moneda, por las cantidades vendidas, que son de tipo Número. El nombre asignado al nuevo campo debe escribirse tal cual como deseamos mostrarlo en la Vista Hoja de datos, incluyendo espacios en blanco cuando se compone de varias palabras. Por último, para visualizar los datos que se han calculado en el nuevo campo, debemos ejecutar la consulta. 

Recordemos que, al trabajar con consultas de selección, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados a través del botón Ver de la ficha Inicio. Para guardar una consulta debemos presionar el botón Guardar, de la barra de acceso rápido, así su diseño se mostrará en el Panel de navegación. Cada vez que ejecutemos una consulta que posea un campo calculado, los valores de este se basarán en los valores actuales de los campos. Por lo tanto, guardar una consulta con un campo calculado permite que los nuevos datos estén siempre actualizados. Al igual que el resto de los campos, los valores de los campos calculados se pueden ordenar y filtrar en la Vista Hoja de datos, a través del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Cada registro del nuevo campo se muestra con el resultado de los cálculos aplicados.

EXPRESIONES

Las expresiones son sintaxis para realizar operaciones. Pueden estar compuestas por cálculos sencillos (sumas, restas) o complejos, que requieran operaciones encadenadas. Las expresiones son también llamadas fórmulas y pueden estar integradas por estos elementos:

• Operadores: símbolos aritméticos + (suma), - (resta), * (multiplicación) y / (división).

• Identificadores: nombre de los campos que intervienen en la expresión. Estos deben estar escritos entre corchetes.

• Constantes: valores que no se pueden modificar, por lo tanto, no se calculan. Por ejemplo, en la expresión Aumento: [Salario]+1000, el valor constante será 1000, ya que a cada registro del campo Salario se le sumará 1000

• Funciones: conjunto de operaciones que se corresponden con una sintaxis determinada.

• Valores literales: Cuando deseamos mostrar una cadena de caracteres de forma literal, debemos escribirla entre comillas.

• Parámetros: valores que introduce el usuario.

PARA MOSTRAR CARACTERES EN FORMA LITERAL, LOS ESCRIBIMOS ENTRE COMILLAS

Los elementos de las expresiones varían dependiendo del cálculo que deseemos obtener. A través de los campos calculados, también podemos utilizar expresiones dentro de consultas, formularios e informes.