Normalizacion de Tablas en Access | Optimizacion de Tablas

Hola Amigos, les saludos nuevamente. Ahora hablaremos acerca de un concepto que es por demas importante La Normalizacion , quizas no hayas escuchado este termino sin embargo estan importante tomar encuenta el proceso de la normalizacion al momento de definir nuestras tablas en Access.

 

Empezaremos por definir su concepto, su fin practico y sus beneficios. La Normalizacion es:

Un proceso que consiste en la aplicación de reglas para definir adecuadamente los datos que compondrán las tablas, observando lo siguiente:

• Minimizar redundancias
• Eliminar anomalías de actualización
• Proveer mejor acceso a cualquier dato
• Asegurar resistencia al mantenimiento en el modelo de datos

 Las tres primeras reglas de normalización son suficientes para resolver la gran mayoría de los casos:

 

1. Eliminar datos repetitivos
2. Eliminar datos redundantes
3. Eliminar datos no dependientes

Ahora vamos a ver las etapas de la normalizacion para identificar que necesitamos hacer en cada etapa y asi lograr una Excelente Normalizacion de Tablas en Access.

 

 PRIMERA FASE NORMAL 1FN

• •Elimine los grupos repetidos de las tablas individuales.
• •Cree una tabla independiente para cada conjunto de datos relacionados.
• •Identifique cada conjunto de datos relacionados con una clave principal.

No use varios campos en una sola tabla para almacenar datos similares. Por ejemplo, para realizar el seguimiento de un elemento del inventario que proviene de dos orígenes posibles, un registro del inventario puede contener campos para el Código de proveedor 1 y para el Código de proveedor 2.

 

¿Qué ocurre cuando se agrega un tercer proveedor? Agregar un campo no es la respuesta, requiere modificaciones en las tablas y el programa, y no admite fácilmente un número variable de proveedores. En su lugar, coloque toda la información de los proveedores en una tabla independiente denominada Proveedores y después vincule el inventario a los proveedores con el número de elemento como clave, o los proveedores al inventario con el código de proveedor como clave.

SEGUNDA FASE NORMAL 2FN

• Cree tablas independientes para conjuntos de valores que se apliquen a varios registros.
• Relacione estas tablas con una clave externa.

Los registros no deben depender de nada que no sea una clave principal de una tabla, una clave compuesta si es necesario. Por ejemplo, considere la dirección de un cliente en un sistema de contabilidad. La dirección se necesita en la tabla Clientes, pero también en las tablas Pedidos, Envíos, Facturas, Cuentas por cobrar y Colecciones. En lugar de almacenar la dirección de un cliente como una entrada independiente en cada una de estas tablas, almacénela en un lugar, ya sea en la tabla Clientes o en una tabla Direcciones independiente.  

 TERCERA FASE NORMAL 3FN

• Elimine los campos que no dependan de la clave.

Los valores de un registro que no sean parte de la clave de ese registro no pertenecen a la tabla. En general, siempre que el contenido de un grupo de campos pueda aplicarse a más de un único registro de la tabla, considere colocar estos campos en una tabla independiente. Por ejemplo, en una tabla Contratación de empleados, puede incluirse el nombre de la universidad y la dirección de un candidato. Pero necesita una lista completa de universidades para enviar mensajes de correo electrónico en grupo. Si la información de las universidades se almacena en la tabla Candidatos, no hay forma de enumerar las universidades que no tengan candidatos en ese momento. Cree una tabla Universidades independiente y vincúlela a la tabla Candidatos con el código de universidad como clave.

 

EXCEPCIÓN: cumplir la tercera forma normal, aunque en teoría es deseable, no siempre es práctico. Si tiene una tabla Clientes y desea eliminar todas las dependencias posibles entre los campos, debe crear tablas independientes para las ciudades, códigos postales, representantes de venta, clases de clientes y cualquier otro factor que pueda estar duplicado en varios registros. En teoría, la normalización merece el trabajo que supone. Sin embargo, muchas tablas pequeñas pueden degradar el rendimiento o superar la capacidad de memoria o de archivos abiertos.

 

Puede ser más factible aplicar la tercera forma normal sólo a los datos que cambian con frecuencia. Si quedan algunos campos dependientes, diseñe la aplicación para que pida al usuario que compruebe todos los campos relacionados cuando cambie alguno.

OTRAS FORMAS DE NORMALIZACION 4FN

La cuarta forma normal, también llamada Forma normal de Boyce Codd (BCNF, Boyce Codd Normal Form), y la quinta forma normal existen, pero rara vez se consideran en un diseño real. Si no se aplican estas reglas, el diseño de la base de datos puede ser menos perfecto, pero no debería afectar a la funcionalidad.

Ahora veamos un Ejemplo:

Normalizar una tabla de ejemplo

Estos pasos demuestran el proceso de normalización de una tabla de alumnos ficticia.

1. Tabla sin normalizar:

2. Primera forma normal: no hay grupos repetidos

 

Las tablas sólo deben tener dos dimensiones. Puesto que un alumno tiene varias clases, estas clases deben aparecer en una tabla independiente. Los campos Clase1, Clase2 y Clase3 de los registros anteriores son indicativos de un problema de diseño.

 

Las hojas de cálculo suelen usar la tercera dimensión, pero las tablas no deberían hacerlo. Otra forma de considerar ese problema es con una relación de uno a varios y poner el lado de uno y el lado de varios en tablas distintas. En su lugar, cree otra tabla en la primera forma normal eliminando el grupo repetido (Nº clase), según se muestra a continuación:

 

 

3. Segunda forma normal: eliminar los datos redundantes

Observe los diversos valores de Nº clase para cada valor de Nº alumno en la tabla anterior. Nº clase no depende funcionalmente de Nº alumno (la clave principal), de modo que la relación no cumple la segunda forma normal.

Las dos tablas siguientes demuestran la segunda forma normal:

Alumnos:

Registro:

 

4. Tercera forma normal: eliminar los datos no dependientes de la clave

En el último ejemplo, Despacho-Tut (el número de despacho del tutor) es funcionalmente dependiente del atributo Tutor. La solución es pasar ese atributo de la tabla Alumnos a la tabla Personal, según se muestra a continuación:

Alumnos:

 

Personal: